1. Définir les objectifs de l’entreprise dans le cadre du projet ERP

L’étape essentielle dans la gestion de votre projet ERP est la détermination des besoins de l’entreprise que le progiciel doit combler. Il s’agit pour cela de se poser les bonnes questions :

A. Pourquoi mettre en place un tel système ?

Pour mieux piloter l’activité de l’entreprise : Il peut s’agir de l’amélioration du suivi et de l’exploitation des données, remplacement d’une solution désuète aux évolutions de l’entreprise ou remplacement d’un ensemble d’applications hétérogènes.

B. Quels sont les points majeurs à améliorer ?

La coordination des services via un outil de centralisation des informations, La maîtrise des délais par normalisation et accélération des processus. Cette question doit être envisagée eu égard aux outils déjà en place au sein de la structure.

C. Quelles sont les données clés de l’activité ?

Ventes, production, approvisionnements, stocks, flux de trésorerie. La hiérarchisation des informations permet d’affiner le projet ERP. La définition des objectifs s’opère au niveau du management: il est nécessaire que les dirigeants adhèrent au projet à l’unanimité, et qu’ils soient d’accord sur les orientations à suivre. Cette cohésion est déterminante du succès de la mise en place de l’ERP.

2. Rédiger un cahier des charges complet

Une fois les objectifs clairement fixés, il est urgent de les coucher sur papier. En formalisant le projet ERP dans un cahier des charges, l’entreprise dispose d’un support matériel à consulter en cas de doute, et assoit la légitimité du projet ainsi validé en amont par écrit.

Le cahier des charges reprend les besoins et objectifs de l’entreprise, et précise :

• Le déroulement des processus internes propres à l’activité
• Les spécificités métier et les contraintes qui en découlent

En affinant au maximum le projet dans le cahier des charges, vous vous facilitez le choix de l’ERP au moment de comparer plusieurs solutions.

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3. Mettre en place une équipe dédiée pour la gestion du projet ERP

La réussite d’un projet ERP est en grande partie conditionnée par la mobilisation des ressources humaines compétentes. Il faut désigner le bon nombre de personnes, composer l’équipe de manière stratégique et déterminer le temps qu’elle doit consacrer à la gestion du projet ERP.

• Le nombre de personnes dédiées à la mise en place du logiciel dépend de l’effectif de l’entreprise et du niveau de complexité de l’outil.
• La composition de l’équipe doit obligatoirement inclure un chef de projet désigné en interne. Il est préférable de choisir une personne occupant une fonction technique mais dont le poste offre une vision transversale de l’entreprise et de ses activités. Un échantillon représentatif d’utilisateurs clés du logiciel l’accompagnent. Le chef de projet reste en tout état de cause le référent unique des utilisateurs de l’ERP: sa légitimité doit être indiscutable.
• Un suivi de gestion du projet ERP doit être assuré par la direction, qui intervient ponctuellement lors des réunions de planning ou au moment de prendre les décisions stratégiques.